چطور کارمندان خوب خود را اخراج کنیم ؟

روش های بسیار زیادی در مورد استخدام بهترین افراد وجود دارد و کتاب ها و مطالب زیادی در این مورد به رشته تحریر در آمده اند اما در مورد اخراج کارکنان در شرایطی که اوضاع سازمان یا کسب و کار چندان رو به راه نیست ، خیلی صحبت نشده است. چه فرد یا افرادی مسبب به وجود آمدن وضعیت موجود هستند ؟ چطور می توانیم کارمندانی را که در بدترین شرایط شرکت در کنار ما بوده اند کنار بگذاریم؟ چطور عذر افراد را بدون اینکه واقعاً اشتباهی مرتکب شده باشند ، بخواهیم ؟ تعدیل نیرو را چطور انجام دهیم که کمترین آسیب را به همراه داشته باشد ؟

یکی از مهم ترین و سخت ترین وظایف مدیران هر سازمان ، خاتمه دادن به کار برخی نیروهای سازمانی است. وظیفه ای بسیار سخت و تلخ که شامل ترکیبی ناموزون از عواطف ، احساسات ، منطق و واقعیت ها است. این کار وقتی سخت تر می شود که هیچ دلیل قانع کننده ای به جز سیاست های سازمانی مبنی بر تعطیل یا کاهش فعالیت های یک بخش از سازمان صرفاً به دلیل کاهش اندازه یا کاهش تعداد کارکنان وجود نداشته باشد. حسی از تعارض ، ناخوشنودی و نا امیدی ما را فرا خواهد گرفت. ولی چاره دیگری هم نداریم چون بقای سازمان در خطر است. پس باید بلافاصله اقدام کنیم.

مقصر کیست ؟

در این راه اولین و مهم ترین چیزی که باید بدانیم این است که مسبب اصلی وضعیت فعلی شرکت ، خودمان هستیم زیرا همه تصمیمات مهم را ماگرفته ایم. استخدام افراد ، نوع  محصولات و نحوه تولید آن ها ، نحوه فروش محصولات و خدمات ،  روش های بازاریابی و . . . همه و همه تحت نظارت ما انجام شده است. پس اولین مقصر شرایط ناخوشایند فعلی ، خود ما هستیم. شاید بگوییم برخی تغییرات به وجود آمده در محیط خارج از سازمان مثل تغییر در قوانین مالیاتی ، ورود تکنولوژی های جدید و . . . خارج از کنترلمان بوده است ، اما باز هم در اصل ماجرا تفاوتی ایجاد نمی شود چرا که به هر حال ما می بایست شرایط مختلف را پیش بینی می کردیم و  راه حل جایگزین را برای هر وضعیتی آماده می کردیم.

باید بلافاصله اقدام کنیم

حالا که مقصر اصلی شرایط فعلی مشخص شد و در عین حال به این نتیجه رسیدیم که چاره ای جز تعدیل نیرو وجود ندارد
 می بایست هر چه سریع تر تصمیم خود را عملی نماییم. هر چه بیشتر معطل کنیم فقط به بازار شایعات دامن می زنیم و روحیه سایر کارکنان را تضعیف می نماییم. بنابراین افرادی که قرار است از سازمان جدا شوند خودشان باید اولین نفراتی باشند که از تعدیل شدنشان با خبر می شوند. اینکه خبر اخراج خود را از مجاری غیررسمی و شایعات بشنوند فقط به اعتبار ما نزد سایر کارمندان لطمه خواهد زد. حتی اگر قرار است چندین نفر اخراج شوند باید این کار را همزمان و به یکباره انجام دهیم. اخراج مرحله ای کارکنان فقط احساس ناامنی شغلی را به سایرین منتقل می کند ، ناخودآگاه بر عملکرد آن ها تأثیر خواهد داشت و بهره وری آن ها را به شدت کاهش می دهد.

چه اشتباهاتی در جلسه اخراج کارکنان مرتکب
می شویم ؟

یکی از بدترین اشتباهاتی که مدیران در جلسه ای که قرار است خبر اخراج کارکنان را به آن ها بدهند مرتکب می شوند  این است که سرصحبت را با مسائلی از قبیل وضعیت آب و هوا ، ترافیک ، حوادثی که اخیراً اتفاق افتاده یا نتایج مسابقات ورزشی شب گذشته باز می کنند. بهتر است به جای طفره رفتن یک راست برویم سراصل مطلب. به خاطر داشته باشیم که این نشست ،
جلسه ای برای پایان دادن به خدمت یکی از کارکنان خوب سازمان  است. همتراز کردن خبر اخراج وی با وضعیت آب و هوا ، ترافیک و مسائلی از این دست ، بی احترامی به شخصیت افراد است و آن ها را ناراحت تر می کند.

همچنین هیچگاه در جلسه اخراج کارکنان نباید به آن ها بگوییم که به جنبه های مثبت قضیه فکر کنند. اخراج شدن ، حداقل در مقطع زمانی فعلی، هیچ جنبه مثبتی برای آنان ندارد و شنیدن این حرف نه تنها ناراحتی آن ها را بیشتر خواهد کرد بلکه احتمال واکنش های عصبی را بیشتر می کند. همچنین باید سعی کنیم به هیچ عنوان وارد مباحثی از قبیل اینکه چرا عذر فلان کارمند خواسته نشده ، نشویم. بازنده این بحث ها قطعاً ما خواهیم بود. در این مواقع باید به وی یادآوری کنیم که این جلسه به منظور تعیین تکلیف وضعیت او تشکیل شده نه دیگران و بلافاصله به بحث اصلی خود بازگردیم.

منتظر چه واکنش هایی از طرف کارمندان باشیم ؟

در هنگام شنیدن خبر اخراج افراد مختلف واکنش های متفاوتی از خود نشان می دهند. ممکن است برخی با شنیدن این خبر شوکه شوند ، برخی سکوت اختیار کنند و عده ای ممکن است سعی کنند از عملکرد خود دفاع نموده و ما را قانع نمایند که تصمیممان صحیح نبوده است ، حتی ممکن است افرادی داد و فریاد کرده و یا واکنش های شدیدتری هم از خود بروز دهند. اما ما باید آرامش خود را کاملاً حفظ نماییم و با آرامش به آن ها بگوییم که این تصمیم سخت پس از ساعت ها بحث و بررسی گزینه های مختلف اتخاذ شده و ما هم قلباً می خواستیم که همکارانمان کمترین آسیب را ببینند اما راه دیگری وجود نداشته و در نتیجه امکان تغییر این تصمیم وجود ندارد. 

بهتر است در هنگام ابلاغ خبر اخراج ، فرد دیگری هم در جلسه حضور داشته باشد. مثلاً یکی از مشاوران سازمان یا مسئول بخش منابع انسانی یا هر فرد دیگری که هماهنگی امور مربوط به کارکنان سازمان را بر عهده دارد. حضور این فرد می تواند باعث کاهش تنش روانی فردی که اخراج شده شود و از بروز واکنش های افراطی توسط فرد پیشگیری نماید. 

از طرف دیگر باید آماده مواجهه با واکنش های سایر کارکنانی باشیم که همچنان در سازمان باقی می مانند. احتمالاً عده ای از ما و سازمان ما ناراحت ، نا امید یا حتی عصبانی می شوند ، برخی احساس ناامنی خواهند کرد و عده ای نیز رفتارهای منفی نظیر کم کاری یا کارشکنی از خود بروز خواهند داد. پس باید خود را برای تمام شرایط آماده کنیم. 

واکنش ما چه باید باشد ؟

قبل از اینکه تصمیم نهایی را در مورد اخراج افراد بگیریم باید دقیقاً بدانیم که به چه علتی دست به تعدیل نیرو زده ایم و همزمان هم به خاطر داشته باشیم که مسبب وضعیت فعلی خودمان هستیم ، پس نباید سعی کنیم تقصیرات را بر دوش افرادی که قرار است سازمان را ترک کنند بیندازیم. باید خیلی شفاف و صادقانه بگوییم اینکه مجبور شده ایم برخی کارمندان را از دست بدهیم به علت مشکلاتی است که شرکت داشته نه به این دلیل که آن ها کارمندان خوبی نبوده اند. باید این اطمینان را به آن ها بدهیم که مشکلات به وجود آمده شرکتی بوده است نه فردی . در غیر اینصورت هم تصمیمات قبلی خود در مورد استخدام این افراد را زیر سوال برده ایم و هم به کارکنان فعلی این پیام را داده ایم که احتمالاً نفر بعدی آن ها خواهند بود و دائماً باید نگران از دست دادن شغل خود باشند.

بعد از اخراج کارکنان چه کار کنیم ؟

حتی بعد از اینکه این کارمندان سازمان ما را ترک کردند نباید مشکلات به وجود آمده را به آن ها نسبت دهیم. به خاطر داشته باشیم که آن ها حتماً دوستانی در بین کارکنان فعلی سازمان دارند و احتمالاً بعد از رفتنشان هم پیگیر اتفاقات شرکت خواهند بود. 

پس اگر با کسانی که شرکت را ترک می کنند منصفانه و عادلانه رفتار نکنیم و سعی کنیم از زیر بار مسئولیت شانه خالی کنیم و خودشان را مسبب و مقصر اخراجشان بدانیم اعتماد بقیه کارکنان را نیز از دست خواهیم داد.

همچنین باید تا حد امکان هوای کسانی که از سازمان ما جدا می شوند را داشته باشیم. در هنگام ترک سازمان از آن ها قدردانی کنیم و حداکثر مزایا و تسهیلاتی را که می توانیم برای آن ها در نظر بگیریم. حتی اگر سازمان هایی را می شناسیم که به چنین افرادی نیاز دارند ، حتماً آن ها را معرفی نماییم و پیگیر وضعیت آن ها باشیم. حتی می توانیم توصیه نامه های رسمی برای کسانی که از سازمان ما جدا می شوند صادر کنیم شاید در جستجوی شغلی جدید به کمکشان بیاید.

پس مراحل اخراج کارکنان می تواند به ترتیب زیر باشد :

1 – پذیرش مسئولیت وضعیت موجود

2 - گرفتن تصمیم قطعی در مورد تعدیل نیرو

3 – اقدام فوری و بدون معطلی

4 – با خبر کردن افراد مورد نظر 

5 – تأکید بر غیرقابل مذاکره بودن این تصمیم با حفظ آرامش 

6 – مساعدت و پیگیری وضعیت افراد اخراج شده با حفظ احترام آن ها