کوچینگ ، مکمل بازخورد 360 درجه

بازخورد 360 درجه در ابتدا به عنوان ابزاری برای توسعه کارکنان معرفی شد اما به مرور زمان که مورد استقبال سازمان ها قرار گرفت تبدیل به ابزاری برای ارزیابی عملکرد کارکنان شد. بازخورد 360 درجه برای بهبود مهارت ها و توانمندی های فردی طراحی شده در حالی که ارزیابی عملکرد به منظور حصول اطمینان از کارایی و اثربخشی در انجام وظایف است. در واقع بازخورد 360 درجه باید بخشی از سیستم ارزیابی عملکرد باشد نه جایگزین آن. 

یکی از مهم ترین دلایل استفاده از بازخورد 360 درجه به عنوان ابزار ارزیابی عملکرد کارکنان ، بهبود روش های سنتی ارزیابی عملکرد (ارزیابی از بالا به پایین) و جایگزین نمودن آن با روش های مدرن تر بود. بازخورد 360 درجه ای ، به مدیران این امکان را می دهد که بتوانند سریعتر داده هایی را جمع آوری کنند که تفسیر آنها نیز نسبتاً آسان است اما به نظر می رسد استفاده از ابزاری که اساساً برای هدف دیگری طراحی شده به عنوان ابزاری برای ارزیابی عملکرد کارکنان ، صرفاً به این دلیل که روش های سنتی کارآمد نبوده اند ، چندان منطقی نباشد.

پیش فرض بازخورد 360 درجه این است که مدیران با دریافت بازخورد از همکاران ، زیردستان و . . . نسبت به ایرادات خود آگاهی پیدا می کنند و در رفتار و عملکرد خود تغییرات مثبتی به وجود می آورند. همچنین فرض می کند دریافت بازخورد از منابع مختلف باعث شناسایی نیازهای توسعه ای افراد شده که می توان بر مبنای این نیازها ، دوره های آموزشی متناسب را طراحی و برگزار نمود. اما در عین حال اشکالات جدی ای در اجرای این روش مشاهده گردیده است که برخی از آن ها به شرح زیر است:

1 – اعتماد :

در مورد قابل اعتماد بودن اطلاعات به دست آمده از این روش تردیدهای جدی وجود دارد. مطالعات نشان داده که بازخورد 360 درجه می تواند منجر به افزایش بی اعتمادی در سازمان شود زیرا مدیرانی که بازخورد مثبتی دریافت نکرده اند به توجیه علل عدم دریافت نمره مطلوب پرداخته و حتی در مواردی سعی می کنند کسانی که را نمرات پایینی داده اند شناسایی و با آن ها برخورد نمایند. 

بنابراین حفظ محرمانگی اطلاعات به دست آمده از این روش بسیار حائز اهمیت است. اگر اطلاعات کاملاً محرمانه نباشند می تواند منجر به انحراف پاسخ ها به سمت مثبت شود. علاوه بر این ها ممکن است بعضی از افراد به دلایلی نظیر حسادت ، کینه ورزی و انتقام جویی و . . . عمداً نمرات پایینی بدهند یا بر عکس به دلیل داشتن روابط دوستی و شخصی عمداً نمرات بالاتری به فرد ارزیابی شونده بدهند که در هر دو صورت نمره کلی فرد مورد ارزیابی را تحت تأثیر قرار می دهد.

2 – سوالات ذهنی :

 مشکل دیگر بازخورد 360 درجه این است که معمولاً پاسخ سوالات به اندازه کافی عینی نیست. از آن جایی که پاسخ دهندگان انسان هایی هستند که پیشینه ، تجارب ، علایق و افکاری مختص به خود دارند ، عینی نبودن سوالات امکان انحراف در پاسخ ها را افزایش می دهد. مثلاً هر کسی تعریف خاص خود را از خوش برخوردی دارد. کسی که از نظر شما فرد خوش برخوردی است ممکن است از نظر دیگری خیلی هم بد اخلاق باشد!

3 – انتظار برای تغییرات عمده و سریع :

یکی دیگر از ایراداتی که به روش 360 درجه وارد می شود این است که پس از ارائه بازخورد ، افراد با انبوهی از مسائلی که می بایست در خود تغییر دهند ، مواجه می شوند و بدیهی است که اعمال تغییر در رویه هایی که سال هاست به آن عادت کرده اند به سادگی امکانپذیر نیست. 

4 – شناخت ارزیابی کنندگان از ارزیابی شوندگان :

مشکل دیگر ارزیابی 360 درجه به مسئله شناخت باز می گردد. بررسی ها نشان می دهد که در مواردی که مدت زمان آشنایی ارزیابی کنندگان با ارزیابی شوندگان بین 1 تا 3 سال بوده ، نتایج دقیق تری به دست آمده است. در بازه های زمانی کمتر از 1 یا بیشتر از 3 سال ، جهت گیری های شخصی نتایج را تحت تأثیر قرار داده است.

5 – تمرکز بر روی نقاط منفی افراد :

در بازخورد 360 درجه تمرکز بر روی نقاط منفی افراد است تا افراد با آگاه شدن از آن ها بتوانند خود را بهبود دهند اما با ا ین کار نقاط قوت کارکنان تا حدودی مخفی می ماند. همچنین وقتی نقاط منفی افراد به آن ها یادآوری می شود ، احساس می کنند مورد قضاوت واقع شده اند و حتی ممکن است اعتماد به نفس و انگیزه خود را نیز از دست بدهند.

6 – تفاوت جدی بین نمرات خودارزیابی و نمرات ارزیابی به وسیله دیگران :

یکی دیگر از مشکلات بازخورد 360 درجه ، وجود تفاوت های جدی میان نمراتی است که ارزیابی شوندگان به خود می دهند و نمراتی که از بقیه دریافت می کنند. این اختلاف قابل توجه معمولاً باعث می شود که افراد نتایج به دست آمده را قبول نکنند و در نتیجه تلاشی برای رفع آن ننمایند. 

راه حل چیست؟

یکی از بهترین راه های بهبود بازخورد 360 درجه استفاده از مهارت کوچینگ (مربیگری) در کنار آن می باشد. کوچینگ در محیط کار نوعی سبک گفتگوی بین فردی است که در آن کوچ ، به دنبال این است گفتگویی را بیافریند که به سود طرف مقابل باشد و یادگیری و پیشرفت را برای هر دو طرف در پی داشته باشد. در کوچینگ ، کوچ با طرح سوالاتی دقیق از کارکنان می‌خواهد که اولاً خودشان مشکلات موجود را شناسایی کرده و ثانیاً به شیوه خودشان راه­حل­ های صحیح را پیدا کنند. همچنین آن ها با طراحی برنامه ای عملیاتی و شدنی به سمت دستیابی به اهداف تعیین شده حرکت کرده و در این راه مسئولیت اجرای برنامه ها را بر عهده  می گیرند. به کمک کوچینگ می توان برخی از مشکلات بازخورد 360 درجه که در بالا تشریح شدند را رفع نمود :

1 – اعتماد :

بر خلاف بازخورد 360 درجه که می تواند منجر به ایجاد جو بی اعتمادی شود ، کوچینگ با ایجاد روابط موثر میان کوچ و مراجع که ناشی از جلسات صمیمانه و رو در رو است ، فضای امنی را ایجاد می کند که طرفین بدون نگرانی مسائل مختلف را مطرح کرده و به کمک هم برای آن ها راه حل هایی پیدا کنند.

2 – سوالات ذهنی :

بر خلاف بازخورد 360 درجه که پاسخ ها محدود به چند گزینه هستند ، بیشتر سوالات مطرح شده در کوچینگ باز پاسخ هستند و مراجع این فرصت را دارد که نظر خود را در مورد سوالات به طور کامل تشریح کند. در کوچینگ ، کوچ و مراجع در مورد کلماتی که می توانند به معانی متفاوتی تفسیر شوند ، به تعریف واحدی می رسند و بنابراین احتمال کج فهمی ، بروز تفاسیر اشتباه و سوء برداشت کاهش می یابد.

3 – انتظار برای تغییرات عمده و سریع :

بر خلاف بازخورد 360 درجه که انتظار دارد افراد به سرعت نقاط ضعف شناسایی شده را بهبود دهند ، کوچینگ طی فرایندی دقیق و از قبل پیش بینی شده ، به شناسایی نقاط قابل بهبود پرداخته و برای رسیدن به وضعیت مطلوب برنامه ریزی می نماید. 

4 – شناخت ارزیابی کنندگان از ارزیابی شوندگان :

بر خلاف بازخورد 360 درجه شناخت ارزیابی کنندگان از ارزیابی شوندگان تأثیری در نتایج ندارد. زیرا کوچ با آموزش های تخصصی که دیده است می تواند فارغ از تعصبات ، سوگیری ها و علایق شخصی جلسه را هدایت کند و به پاسخ های دقیق و واقعی دست پیدا کند.

5 – تمرکز بر روی نقاط منفی افراد :

بر خلاف بازخورد 360 درجه که تمرکز آن بر شناسایی نقاط ضعف افراد است ، تمرکز کوچینگ بر بهبود نقاط مثبت افراد است. تقویت اعتماد به نفس ، عزت نفس و خودباوری از دیگر مزایای کوچینگ است که خود منجر به مدیریت بهتر استرس می شود. 

6 – تفاوت جدی بین نمرات خودارزیابی و نمرات ارزیابی به وسیله دیگران :

کوچینگ به شناخت ارزش های فردی کمک به سزایی می کند. جلسات کوچینگ محل امنی برای شناسایی ارزش ها ، باورها و خواسته های درونی افراد است . وقتی افراد به این سطح از خودآگاهی می رسند ، قدرت پذیرش نظرات دیگران را به دست می آورند و کمتر در برابر آرای متفاوت آن ها جبهه گیری می کنند. 

برخی دیگر از مزایای کوچینگ عبارتند از :

- افزایش مسئولیت پذیری زیرا افراد خودشان در طراحی نقشه راه موثر بوده اند و به همین دلیل بیشتر احساس مسئولیت می نمایند.

- افزایش روحیه تعامل و همکاری در بین اعضای تیم و در نتیجه بهبود عملکرد کل تیم.

- رصد شدن دائمی میزان پیشرفت در کارها و تشویق عملکردهای بهبود یافته.

- افزایش تعهد افراد نسبت به سازمان ، همکاران و وظایف خود. 

- ایجاد حس اهمیت داشتن برای سازمان.